"그거 제가 말씀드렸는데요" 라는 말을 고객에게서 들었다면, 요청이 사라진 것이 아니라 받은 곳과 일하는 곳이 달랐던 것입니다. 카톡으로 온 요청은 대화방 위로 밀려 올라가고, 메일로 온 요청은 받은 사람의 메일함에만 있으며, 전화로 온 요청은 그 사람의 기억에만 있습니다. 담당자가 휴가를 가면 요청도 함께 멈춥니다.
원칙: 받는 곳을 줄이고, 받은 것은 바로 할 일로 바꿉니다
고객별 대화방을 만들고 고객에게 링크를 보냅니다. 회원가입 없이 들어와 이야기할 수 있어, 고객이 새 도구를 배울 필요가 없습니다.
팀 메일 계정을 Q mail 에 연결합니다. 받은 메일을 팀이 함께 보고, 답이 필요한 메일은 «답변 필요» 에 모입니다. 끝까지 챙길 메일은 팔로우하거나 담당자를 지정해 둡니다.
전화나 대면으로 받은 요청은 그 자리에서 업무로 만들거나, 회의라면 Q note 로 녹음해 요약을 남깁니다.
대화 속 요청을 업무로 바꾸는 법
대화와 메일 속에 "다음 주까지 견적서 보내 주세요" 같은 요청이 나오면 AI 팀원 Cue 가 업무 후보로 뽑아 줍니다. 대화방·메일 옆 패널에서 "업무로 만들어줘" 라고 해도 확인 카드가 뜨고, 누르면 실제 업무가 됩니다. 담당자와 마감이 붙은 업무는 그 사람의 이번 주 목록과 «확인 필요» 에 나타나서, 대화방을 다시 뒤지지 않아도 됩니다.
누가 무엇을 맡았는지 보이게 합니다
요청이 업무가 되면 요청한 사람·담당자·확인할 사람이 정해집니다. 확인이 필요한 일은 관련된 사람 모두의 «확인 필요» 에 뜨고, 한쪽이 처리하면 다른 쪽 화면에도 곧바로 반영됩니다. 담당자가 비워도 요청은 워크스페이스에 남아 있으므로 다른 사람이 이어받을 수 있습니다.
고객이 계속 카톡으로 보내면 어떻게 하나요?
처음 몇 번은 받은 내용을 대화방이나 업무에 옮겨 적고, 고객에게 대화 링크를 알려 주세요. 가입 없이 바로 쓸 수 있어 대부분 자연스럽게 옮겨 옵니다. 기존 대화 기록은 가져오지 않고 PlanQ 에서 새로 시작합니다.
메일은 어떤 계정을 연결할 수 있나요?
IMAP·SMTP 를 지원하는 메일 계정을 연결할 수 있습니다. 연결할 때 받기와 보내기를 모두 확인해, 연결됐는데 발송이 안 되는 일이 없게 합니다.
이번 주에 받은 요청을 하나씩 업무로 옮겨 보세요. «확인 필요» 숫자가 곧 팀이 챙겨야 할 일의 수가 됩니다.