카톡·메일로 흩어지는 고객 요청, 끝없는 시안 수정, 빠지는 청구를 한 곳에서 정리하는 방법
에이전시와 디자인 스튜디오의 하루는 대개 이렇게 흘러갑니다. 고객은 카톡으로 "로고 조금만 더 키워 주세요" 를 보내고, 다른 담당자는 메일로 수정 사항을 보냅니다. 시안 파일은 누군가의 PC 와 메신저 곳곳에 흩어지고, 몇 번째 수정인지는 기억에 의존합니다. 프로젝트가 끝날 즈음에는 "이번 달 어디까지 청구했지?" 를 다시 맞춰 봐야 합니다.
문제는 사람이 아니라 일이 여러 도구에 나뉘어 있다는 데 있습니다. PlanQ 는 고객 대화, 업무, 자료, 회의, 청구를 한 흐름으로 잇습니다. 아래는 에이전시가 실제로 쓰는 순서대로 정리한 방법입니다.
1. 고객 요청은 고객별 대화방으로 모읍니다
고객마다 대화방을 만들고 프로젝트에 연결합니다. 고객에게는 링크를 보내면 됩니다 — 회원가입 없이 링크로 바로 대화에 들어올 수 있습니다. 대화 속에 "금요일까지 배너 2종" 같은 요청이 나오면 AI(Cue)가 업무 후보로 뽑아 주고, 담당자가 확인하고 업무로 등록합니다. 같은 요청이 두 번 뽑히지는 않습니다.
2. 시안과 수정은 «확인 요청 → 수정 요청 → 승인» 으로 남깁니다
업무를 끝낸 담당자는 확인 요청을 보냅니다. 확인자(디렉터나 고객 담당)가 수정을 요청하면 업무가 담당자에게 되돌아가고, 무엇을 고쳐야 하는지가 기록으로 남습니다. 승인이 끝나면 담당자가 최종 완료를 눌러 닫습니다. 그래서 "이번이 몇 번째 수정이었지?" 를 기억할 필요가 없습니다 — 업무 이력에 그대로 있습니다.
업무마다 담당자와 마감을 정하면, 담당자의 «이번 주 업무» 에 자동으로 모입니다.
확인이 필요한 일은 요청한 사람·확인할 사람 모두의 «확인 필요» 에 뜹니다. 놓치는 확인이 없습니다.
3. 시안 파일과 문서는 프로젝트에 붙입니다
시안 파일은 프로젝트별로 올려 둡니다. 같은 파일을 여러 번 올려도 저장 공간은 한 번만 씁니다. 제안서·견적서·계약서는 Q docs 로 작성하고, 고객 서명이 필요하면 링크로 보내 인증번호 확인을 거쳐 서명받습니다. 누가 언제 서명했는지 이력이 남습니다.
4. 회의는 녹음하고 결정 사항만 남깁니다
고객 미팅을 Q note 로 녹음하면 실시간으로 받아 적고, 끝나면 요약해 줍니다. 요약에서 결정 사항을 뽑아 업무로 만들면, "그때 뭐라고 했더라" 로 다시 전화하는 일이 줄어듭니다.
5. 청구는 견적에서 이어서 합니다
Q bill 은 견적 → 계약 → 청구 → 세금계산서 순서로 이어집니다. 착수금·중도금·잔금처럼 나눠 받는 프로젝트는 분할 청구로 회차별 입금을 따로 확인합니다. 고객에게는 결제 안내 링크를 보내고, 입금이 확인되면 표시합니다. 세금계산서는 외부에서 발행한 뒤 PlanQ 에 기록해 두면, 발행이 빠진 회차가 한눈에 보입니다.
6. 어느 프로젝트가 남는지 숫자로 봅니다
업무 시간과 청구가 같은 곳에 있으니, 통계·분석에서 프로젝트마다 매출·원가·이익·시간당 이익이 계산됩니다. "수정이 많았던 그 브랜딩 프로젝트" 가 실제로 얼마를 남겼는지, 다음 견적에서 무엇을 조정해야 할지가 보입니다.
고객도 PlanQ 에 가입해야 하나요?
아니요. 고객에게는 대화 링크를 보내면 로그인 없이 대화에 참여합니다. 더 많은 것을 함께 보려면 고객을 초대해 계정으로 쓰게 할 수도 있습니다.
수정 요청이 몇 번 있었는지 나중에 확인할 수 있나요?
네. 확인 요청과 수정 요청은 업무 이력에 순서대로 남습니다. 누가 언제 무엇을 고쳐 달라고 했는지 다시 볼 수 있습니다.
작은 스튜디오도 쓸 수 있나요?
네. 1인 스튜디오는 Starter(월 9,900원), 5명까지의 팀은 Basic(월 39,000원), 10명까지는 Pro(월 79,000원)로 시작할 수 있고, 가입하면 14일 동안 무료로 먼저 써 볼 수 있습니다.
처음에는 진행 중인 프로젝트 하나만 옮겨 보세요. 고객 대화방 하나, 업무 몇 개, 청구 한 건이면 흐름이 어떻게 이어지는지 바로 보입니다.